働き方

【残業を減らす業務改善事例】人事部が実施してきた業務改善事例を紹介

事務担当者です。
仕事の業務改善をしたいのですが、アイデアが思い浮かびません。
他の会社ではどのような業務改善を行っているか教えてほしいです。

 

そんな悩みにお答えします。

 

わんこ社労士
この記事を書く私は人事歴9年。給与計算を7年、マネジメントを2年やっており、会社では業務改善賞たるものを受賞しました。

 

「業務改善したいけど、どうしたらいいかわからない」とお悩みの方は多いと思います。

この記事をご覧になられたあなたもその一人でしょう。

 

ずっと同じ業務をやっていると業務を改善するアイデアはなかなか思いかびませんよね。

 

 

私は転職回数が多く、いろんな会社を経験したおかげで、さまざまな業務をやることができ、業務改善のノウハウを蓄積することができました。

 

この記事では、私がこれまで行ってきた業務改善事例を包み隠さずご紹介します。

 

ご覧いただければ、今まであなたが知らなかった業務改善方法を知ることができるかもしれません。

興味のある方は、ぜひご覧ください。

 

 

業務改善で最も効果的なこと

事例をご紹介する前に「業務改善」について分解してみましょう。

 

業務改善は大きく分けて3つあります。そして時間削減に効果的な順で言うと下記の通り。

  1. 業務をやめる
  2. 自動化する
  3. やり方を変える

 

この中で最も効果のある業務改善は「業務をやめる」です。

 

その次に「自動化」、次に「やり方を変える」という方法が時間削減に効果的な順位となります。

 

 

「業務改善がしたい」と思ったら、まずは「この業務は本当に必要なのか」と考えてみてください。

 

業務改善において不要なことをやめるとこが最も効果的にな業務改善なのです。

 

 

 

さて、前置きはここまでです。

 

次から私が実際に業務改善を行った事例をご紹介します。

 

 

業務改善事例(やめる)

まずは業務をやめた事例からご紹介します。

 

 

会議をやめる

 

これはありきたりな事例ですね。

説明不要だと思います。

 

意味のない会議は会議好きのおじさんが作り出した最もいらない習慣です。

 

例えば、毎週の定例会議・会議のための会議・何も決まらない企画会議など「これいる?」という会議を習慣として毎回やっていませんか?

 

私はマネジメントするポジションになってから本当に必要な会議以外はやめました。

そして、何も困っていません。

 

習慣化された会議をやめるにはある程度のポジションが必要ですが、もしあなたが会議を仕切る立場になったなら、本当に必要な会議だけ残して不要な会議はやめましょう。

 

これだけで、月10時間くらいは削減できると思います。

 

 

朝礼をやめる

 

あなたの会社は朝礼をやっていますか?

 

私の会社は入社した時は毎日ありました。

 

朝礼でやることと言えば「今日何の業務をやるかを言う」それだけです。

 

意味ありますか?人事の業務で毎日何やるかの報告。

いらないですよね。

 

そもそも予定は共有のスケジュールに入れてますし、人事の仕事は突発的なことが多いので、今日やろうと思っていたことが全くできなかったということは結構あります。

 

なのに今日何やるかを共有するために朝礼をやるという意味がわかりませんでした。

 

ではどうやって朝礼をやめることができたか。

それは「フレックスタイム制の導入」です。

 

フレックスタイム制とは社員がいつ出社・退社してもいいという自由な働き方で、最近広がっている働き方です。

 

もちろん朝礼をやめるために導入したわけではありませんが、フレックスタイム制を導入することにより、社員がいつ出社するかわからない状況になりました。

 

でも最初は「それでも朝礼はやる!」と上の方々は意気込んでおり、来ている人だけで意地でも朝礼をやっていましたが、数週間後に朝礼はなくなりました。

 

 

もし、あなたの会社でフレックスタイム制を導入する時が来たら「朝礼はやめましょう」と言ってみてください。

きっと賛同してくれる人はたくさんいるはずです。

 

 

印刷をやめる

 

会議の時、一所懸命印刷をしていませんか?

 

その印刷、本当に必要でしょうか。

 

今は、iPadを社員に支給している会社も少なくありません。

平社員は持っていなくても管理職はもっているところもあるでしょう。

 

会議資料をiPadで共有すればよくありませんか?

 

特に役員会議。

 

役員会議は最終の意思決定をする会議で、会社ではとても重要な会議です。

 

そのため、直前まで資料の修正があり、差し替えがあります。

 

人事・総務部門の方ならお分かりいただけると思いますが、直前に差し替えがあると、差し替えた資料だけ人数分をギリギリで印刷をして、部員全員で資料を一つ一つ差し替えたりします。

 

これがなかなかスリリングで大変なんです。

 

 

では、これがiPadになったらどうでしょうか。

 

紙の資料はなく、会議の資料はiPadで見る。

差し替えがあっても、担当部門がアップロードをする。

 

これだけで、時間と紙代、印刷代が削減できますよね。

 

 

役員会議以外もiPadで会議資料をみる形になれば印刷する時間は大幅に減るはずです。

ぜひ検討してみてください。

 

 

そもそもいらない業務をやめる

 

人事の仕事をやっていると、「これやる必要ある?」ということがいっぱいあります。

 

例えば、定年を迎えた方に花束と記念品を人事部長が贈呈する儀式。

 

現在は定年を迎えた従業員は定年後もシニア社員として変わらず働きます。

 

「じゃあ儀式はいらんでしょ」ということになるところが、儀式は習慣化されているため、いまだにやっていると会社があるのが現状です。

私はこの儀式をやるなら退職する時でいいと思っています。

 

 

 

他にも「上司が内容を見ないでハンコを押すだけの資料」「色や形にこだわる部内資料」「データで残っているのにコピーを取る伝票」

あなたも心当たりありませんか?

 

 

私はこれらの業務をやめる時に「この資料はなんのためにハンコを押すのか」「この資料の目的はなんなのか」を考え、代替案を提案します。

 

例えば

「この資料のハンコを押す意味は部長が見たという証拠を残すためですよね、でしたら今はシステムで承認してるかどうかわかるのでハンコは必要なくないですか?」

 

「この資料は今月の経費が分かればいいんですよね?じゃあ色とか形を変えるのではなく、今後このフォーマットに統一すれば分かりやすいのではないでしょうか」

 

というような感じです。

 

そのうえでこの業務をやめることで時間がどれだけ削減できるか提案できればなお良いと思います。

 

 

わんこ社労士
業務をやめるのは最大の業務改善です。
あなたも今日からできる範囲で無駄な業務をやめてみてはいかがでしょうか。

 

 

業務改善事例(自動化)

業務をやめる次に効果的なのが自動化です。

 

自動化の事例は「マクロ」と「RPA」の2つに分けてご紹介します。

 

Excelマクロ

 

Excelのマクロは、自分が行ったExcelの動作を一度記憶して、その後記憶した動作を自動的に行ってくれる機能です。

 

私が行った事例をご紹介します。

 

給与システムから人件費資料を自動化

 

毎月給与計算をした後、経費計上を行うため伝票を作成していました。

 

私が使っていた給与システムは経理システムと連携できておらず、別途資料をExcelで作り、伝票を作る作業を行っていたのです。

 

前任者はこの伝票資料を手打ちしていました。

 

手打ちすると、どうしても打ち間違えや、チェックが必要になります。

 

ですので、私は給与システムから抽出したデータをExcelの関数を使って自動的にデータを引っ張ってくるように設計し、給与データの加工・貼り付けを自動的に行ってくれるマクロを作りました。

 

このマクロだけで、作業時間が1時間くらい短縮したと思います。

 

給与システム取り込みデータの自動生成

 

給与計算をやっている方はお分かりいただけると思いますが、給与データをExcelでもらうことは結構ありますよね。

 

でも私が使っている給与システムはCSVでしかデータが取り込めません。

しかも名前が入っていたらダメです。

 

ですので、もらった給与データ用のExcelを自動的にCSVに変換するマクロを作りました。

 

こうすることで、ミスも減り、毎月もらう給与データは一瞬で取り込めます。

 

 

RPA

 

「RPA」はご存知でしょうか。

 

ロボティック・プロセス・オートメーションといって、パソコンの動作を全部自動化してくれるツールです。

 

例えば、毎日天気の情報をExcelに転記していたとします。

 

作業は
・ブラウザを開く
・「天気」と検索
・Excelを開く
・ブラウザの情報をコピー
・Excelに転記

 

上記のような動作だったとします。

 

RPAはパソコンで行う動作すべてを自動化できるので上記の動作を自動でやってくるんです。

 

 

RPAについてなんとなくわかっていただけましたでしょうか。

 

では、私が実際RPAで自動化した作業をご紹介します。

 

 

給与データ自動生成

 

毎月給与データをExcelでもらう会社がありました。

 

以前はこのデータを一つ一つCSV化して給与システムに取り込む作業をしていたのですが、RPAを使うことによってすべて全自動になりました。

 

具体的には、各部署からもらったExcelをCSV変換用Excelに自動的に貼り付け、CSV化し、自動的に給与システムにアップロードするという作業です。

 

RPAを使用することで、作業時間の短縮だけではなく、作業を知らない人でもRPAを実行するだけでいいので、「RPA実行しといて」と言ったら、数分後には給与データが取り込まれるようになりました。

 

 

毎朝の印刷作業自動化

 

他部署でやっていた作業ですが、毎朝とある部門にお客様情報を印刷して配布していた部門がありました。

 

仕事上、紙の印刷が必須だったため、システム化はできないとのことでRPAで自動化することにしたのです。

 

私は、RPAで毎朝タイマーをセットし、営業システムを立ち上げ、お客様情報の印刷をかけるRPAを組みました。

 

そうすると、毎朝作業をしていた庶務の仕事が一つ減ったのです。

 

このシステムは今でも毎朝作動し続けています。

 

 

以上が私が行ったRPA自動化です。

 

RPAは活用すれば一人分の作業時間は容易に短縮できます。

 

興味がある方はジョブスターというRPAがオススメです。

1ヵ月無料でお試しできますし、毎月5万円で使用できます。(人件費の事を考えると月5万円は安いと思います。)

 

気になる方は上記をクリックしてホームページをのぞいてみてください。

 

わんこ社労士
RPAは多少ITの知識が必要です。パソコン関係が得意であれば使う価値はあります。

 

 

業務改善事例(やり方を変える)

続いてやり方を変える業務改善の事例をご紹介します。

 

システムの機能を使う

 

最近使っているシステムが変わりませんでしたか?

 

人事であれば、勤怠システム・給与システム・人事システムなど

このシステムが変わったタイミングは業務改善のチャンスです。

 

いままでExcelやAccessなどを使っていた業務が既存のシステムを使うことであっさり資料が作成できる場合があります。

 

例えば、時間外管理資料。

 

今まではExcelにデータを落としてグラフを作成するという会社も多かったと思います。

 

ですが、最近のシステムは自動的にグラフが作成され、ウェブ上でいつでもリアルタイムに時間外管理ができるようになっています。

 

このように新しいシステムによって今まで必要だった作業がいらなくなることは多々あります。

 

あなたがやっている業務で新システムを使って代替できる業務がないか考えてみてください。

きっとあるはずです。

 

 

紙からデータへ

 

今やっている作業で紙を見てデータを手打ちしている作業はありませんか?

 

もし、紙を見てデータを手打ちしている作業あるとしたら、それは本当に紙でしかもらえないものですか?

 

先方に言ったらデータでもらえるということはよくあることです。

データでもらえば関数を使ったり、マクロやRPAで自動化することもできます。

 

今まで紙でしかもらえないと思い込んでいたものがデータでもらえると手打ち作業がなくなり、大幅な業務改善になります。

紙から手打ちでデータを入力してる作業は今すぐデータにできるか確認しましょう。

 

 

以上で私が実際に業務改善を行った事例の紹介を終わります。

 

わんこ社労士
まだまだいっぱいありますが、厳選してご紹介させていただきました。
ご覧いただいたあなたのお役に立てると幸いです。

 

 

最後に例外として業務そのものを外注するというやり方をご紹介します。

 

業務を外注する

人事業務の話になりますが、業務を外注するというのも業務を改善する一つの手です。

 

外注は主に給与計算業務と採用業務になります。

 

外注のメリットは、自社で専門知識の人材を必要としないことと、単純作業を外注するので、直接売上や利益につながるコア業務を自社社員にあてられることです。

 

デメリットとしてはコミュニケーションをうまくやらないとミスが多くなったり、うまく業務が回らない場合があります。

ただ、時間がたてばコミュニケーションも取れてくるので、最初の数ヶ月を乗り越えれば、うまく業務は回っていくと思います。

 

 

「でも外注なんてどこにすればいいのかわからない」という方がほとんどでしょう。

そこでオススメなのが「一括.jp」です。

 

 

 

上記の通り、給与計算業務と採用業務の代行会社を一括で検索してくれるサービスです。

 

わんこ社労士
一括.jpに要望を伝えれば、代行業者を要望に合った代行会社を選定してくれるので、探す手間が省けます。
ぜひ一度お問い合わせしてみてください。

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