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【実務担当者が解説】人事・給与計算業務アウトソーシングのメリットとデメリット

2020年4月24日

人事・給与計算業務をアウトソーシングしようと思うんですが、やったことないので不安だらけなんです。
あと、どの会社にしていいのか全然わかりません。

 

そんな悩みにお答えします。

 

わんこ社労士
この記事を書く私は、実際に給与計算業務をアウトソーシングする側と、アウトソーシングされる側の両方を経験しました。

 

人事・給与業務をアウトソーシングする場合、どんなメリットがあって、どんなデメリットがあるのか、やったことないとわからないし、不安ですよね。

 

この記事では、アウトソーシングする側とされる側の両方を経験した私が体験に基づいてメリットとデメリットを解説します。

 

またご覧いただければ、たくさんあるアウトソーシング会社で『どの会社を選べば良いか分からない』という悩みも解消できると思います。

ぜひご覧ください。

 

 

人事・給与計算業務アウトソーシングのデメリット

先に人事・給与計算業務をアウトソーシングした場合のデメリットをお伝えします。

 

デメリットは下記の通りです。

  1. コミュニケーションエラーが発生しやすい
  2. すべての業務を丸投げはできない
  3. 委託先がプロ集団とは限らない

 

1つ1つ解説していきます。

 

コミュニケーションエラーが発生しやすい

業務をアウトソーシングすると、どうしてもネックになるのがコミュニケーションです。

 

例えば

・実務担当者が近くにいない
・情報の伝達が遅い
・意図が伝わっていない

などの原因で、コミュニケーションエラーの発生リスクが高まります。

 

私の経験でいうと、委託元が給与の変更内容を伝え忘れたり、「このくらいくみ取ってくれるだろう」ということで安易に伝えたりすることで発生するケースが多いです。

 

また、委託先が就業規則変更や、社内ルールの変更を把握しておらずミスが発生することもあります。

 

つまり、業務をアウトソーシングすることで、情報の伝達がうまくいかないと、それが原因でミスが発生するリスクが高くなるのです。

 

それを防ぐには「ルール決め」が重要です。

委託元、委託先が双方「こういう時はこうする」「こうなったらここを変える」など、細かすぎるほど取り決めなければ、ミスは減ります。

 

あいまいな決め方をすると「どっちの責任か」ということでもめる原因にもなりますので、人事・給与業務のアウトソーシングにはコミュニケーションをとる方法とルール決めは一番重要なポイントです。

 

すべての業務を丸投げはできない

業務をアウトソーシングする会社がよく勘違いするのが「丸投げすればすべてやってくれる」です。

 

結論をいうと、業務をすべて丸投げはできません。

 

なぜなら、最終的な意思決定や従業員とのやり取りは、主に委託元が行うからです。

 

例えば、「結婚して奥さんを扶養に入れたいです」という従業員がいたとして、委託元を全く通さずに委託先にだけ情報が行くと、人事・給与業務を請け負っている側だけが従業員の結婚を知るということになります。

 

通常、自分の会社の従業員が結婚した情報を知らないということは他の業務でも不都合が生じます。

 

つまり、「全部やって」というのは不可能に近いです。

 

人事・給与業務のアウトソーシングは8割程度委託できますが、2割程度は残ってしまうのが現実です。

 

委託先がプロ集団とは限らない

人事・給与関係は法改正が非常に多いうえに、専門的な知識がいります。

しかし、業務を請け負う委託先が全員知識を持っているとは限らないというのが現実です。

 

実際、私は給与計算業務を請け負う会社にいたことがありますが、社労士資格を持っているのは私だけでした。

加えて、実務作業をやっているのはアルバイトや契約社員なども多く、バリバリの専門家にはほぼ出会ったことがありません。

 

表向きは「プロ集団」と言っていますが、すべての会社が「プロ集団ではない」ということです。

本当のプロ集団に任せたいなら社労士事務所に委託することをオススメします。

 

人事・給与計算業務アウトソーシングのメリット

続いて業務をアウトソーシングするメリットをご紹介します。

 

メリットは下記の通りです。

  1. 業務時間の短縮
  2. 専門性の担保
  3. コスト削減

 

1つ1つ解説していきます。

 

業務時間の短縮

これは言うまでもありませんが、業務を委託することで業務時間が短縮されます。

 

時間外労働に規制がかかってきた昨今では、業務時間の短縮は大きなポイントとなります。

特に、年末調整や新入社員の手続きなど季節的に繁忙期になる業務を委託することで、大幅な時間外削減となります。

 

給与計算の他にも健康診断や、勤怠管理も一部委託できる場合があるので、業務のアウトソーシングは時間削減効果としては大きいものになります。

 

専門性の担保

給与計算業務については、専門性が問われ、さらに法改正も頻繁に起きます。

 

業務をアウトソーシングしていない会社であれば、専門性を持った社員が辞めてしまうと、次の社員を育てる時間が必要となってきます。

 

そこで、業務をアウトソーシングするメリットとしては委託先には必ず専門性を持った人がいるということです。

 

先ほどデメリットで全員が専門性を持っているとは限らないというお話をさせていただきましたが、全く専門性を持っていないアウトソーシング会社はおそらくありません。

 

であれば、社員を教育している時間を取られなくなるので、業務時間の短縮にもつながります。

 

さらに最近では働き方改革や税制改正でより制度が複雑化されてきています。

それを覚えるだけで膨大な時間がかかるので、法改正対応という意味でもアウトソーシングする価値はあるのです。

 

人事・給与業務をアウトソーシングすることは専門性の担保にもなるということです。

 

コスト削減

業務をアウトソーシングすることで時間外の削減や人件費の削減ができます。

 

私の経験上、400名くらいの会社で下記の委託をすると、だいたい月50万~100万円くらいの委託料です。

・給与計算(年末調整、社会保険業務を含む)
・マイナンバー管理
・勤怠管理
・健康診断など(福利厚生)

 

なぜ、50万~100万と幅が多いかというと、アウトソーシングの場合、すべて工数で料金が割り出されるからです。(私の経験なので違う会社もあると思います)

 

例えば、勤怠のチェックは月3時間、社会保険の手続きは月1時間など取り決めして価格を細かく決めるのです。

ですので、委託先が「どこまでやるか」によって料金が違います。

 

しかし、あくまで私の経験上です。

もっと安いところもあれば、高いところもあります。

 

これでコスト削減になるかどうかは会社によると思いますが、大抵の会社はコスト削減を狙ってアウトソーシングするので、よほどのことがない限りはコスト削減が可能です。

 

人事・給与計算業務アウトソーシングを検討している方へ

ここまで読んでいただいた方で「じゃあアウトソーシングしてみようかな」と思ったら、次に悩むことは「じゃあどこにアウトソーシングすればいいの?」だと思います。

次はこの疑問にお答えします。

 

結論から言います。

私がオススメするのは「アウトソーシング先を決めてもらう」です。

 

どういう事かと言うと、要望を伝えるだけでアウトソーシング会社を選んでくれるサービスがあります。しかも無料で。

 

それがこちらです。

一括.jp

「一括.jp」は無料で要望に合った給与計算のアウトソーシング会社を探してくれます。

これまでに、「ヤマト運輸」や「マイナビ」など大手も利用した実績をもっているので安心できるサービスです。

 

自ら給与計算のアウトソーシング先を探すと

・1社1社サイトを見る
・資料請求をする
・業者ごとに要望を伝える

とかなり手間がかかります。

 

しかし、一括.jpを使えば1回要望を伝えれば要望に合った業者を調べて提案してくれます。

時間削減にもなりますし、要望に沿った会社を一気に比較検討できるので手間はほとんどかかりません。

 

費用は無料です。

ぜひ、ご利用ください

 

 

また、「一括.jp」では採用・面接代行業者も探してくれます。

一括.jp

給与業務だけではなく、「採用業務も委託したい」という方や、「採用業務だけ委託したい」という方にオススメです。

こちらも併せてご検討ください。

 

まとめ

人事・給与計算業務のアウトソーシングはそれなりのリスクがありますが、自社の業務時間の短縮や、コスト削減に活用でる手段の一つです。

 

業績が落ち込み、コスト削減に迫られていたり、そもそも人手不足という状況であれば検討の余地があると思います。

 

働き方改革や税制改正で会社への負担はどんどん大きくなっています。

専門性が必要なルーティンワークはアウトソーシングして、人事的な戦略に時間を割いてみてはいかがでしょうか。

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