在宅勤務(テレワーク) 手続き

就業規則を作る暇がない【会社向け】在宅勤務(テレワーク)緊急導入方法

2020年4月1日

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務(テレワーク)の導入が急がれている会社は多いと思います。

 

そんな緊急にも関わらず、下記のような状況ではありませんか?

・就業規則を作る暇がない
・就業規則は社内承認を得るまで時間がかかる
・在宅勤務中の勤怠管理の仕方がわかならい
・在宅勤務(テレワーク)で必要なツールがない

 

この記事では、新型コロナウイルスの対応で在宅勤務(テレワーク)を緊急導入したい会社向けに在宅勤務(テレワーク)の導入手順をご紹介します。

 

在宅勤務(テレワーク)緊急導入時の就業規則について

 

結論から言います。

緊急で在宅勤務(テレワーク)を導入する場合は就業規則を作成する必要はありません。

就業規則はあとから作成すれば大丈夫です。

 

 

下記は「一般社団法人日本テレワーク協会」の見解です。

「本来テレワークを実施する場合は、就業規則の別規程として「テレワーク勤務規程」を作成し、その中で明示するべきですが、トライアル時には作成せずに実施する企業がほとんどです。ましてや、今回のように緊急事態である現状では、特に必要はないと思います」

 

また、労働基準法でも「就業の場所」に関して規定はありません。

 

つまり、緊急であれば就業規則を作成せずに在宅勤務を命じることができます。

 

 

ただ、何も環境を整備しないまま従業員を在宅勤務に移行するのは難しいと思うので、次は緊急の導入手順をご紹介します。

 

在宅勤務(テレワーク)の緊急導入の手順

 

在宅勤務(テレワーク)の緊急導入の手順は下記の通り。

1.在宅勤務(テレワーク)の最低限のルール整備
2.必要機材・ソフトの確認
3.セキュリティ対策

順に解説していきます。

 

在宅勤務(テレワーク)の最低限のルール整備

 

最低限のルールとは労務管理が中心になってきます。

 

最初にどうやって始業時間と終業時間を管理するかという問題ですが、下記3点のどれかで対応できます。

・ Eメール(Lineなどのツールを含む)
・勤怠システム
・電話

 

 

これらは厚生労働省でも認められている労務管理の方法なので今できる方法で一番やりやすい方法を選ぶと良いでしょう。

 

さらに、在宅勤務は中抜けも多いので、上記どれかで報告してもらうこともルールとして決めておいてください。

 

 

また、在宅で行う業務の洗い出しや、データを共有する時のパスワードも決めることも必要でしょう。

でも、やっていたらキリがないので、まずは必要最低限のルールで行うことが優先されます。

 

必要機材・ソフトの確認

 

在宅勤務(テレワーク)において、必要なのは最低限パソコンがあればOKです。

会社のパソコンを持って帰るか、私用のパソコンからリモートで操作できるようにするのが良いでしょう。

 

また、必要最低限のコミュニケーションツールとして会議システム(ZOOMなど)があればオンラインで会議ができます。

 

 

そして現在、日本テレワーク協会が新型コロナウイルス対策として、テレワークに対応するツールや機器を無償で提供している企業を紹介しています。

 

こちらのツールや機器を利用して早急に対応するといいと思います。

※今は新型コロナウイルスの影響で問い合わせが殺到しているから、もしかしたらすぐには対応できないかもしれません。

 

 

また現在、ビジネスチャットツールTypetalkでは、「テレワーク応援企画」として、期間限定で90日間の無料トライヤルを実施しています。

チャットツールにお困りの方はこの機会にご利用してみてはいかがでしょうか。

 

セキュリティ対策

 

在宅勤務(テレワーク)を緊急導入する際にはセキュリティ対策も十分に取れない場合が多いと思いますが、セキュリティは最も大事なところです。

 

 

厚生労働省が提示しているガイドラインに沿ってできるだけ対応することを心がけましょう。

最低でも、不要なアプリのインストール、私用のクラウドシステムへのアップロードの禁止などを取り決めないといけません。

 

在宅勤務(テレワーク)の緊急導入後にやるべき事

 

従業員の安全を確保できたら、しっかりとした整備をする必要があります。

手順としては下記の通り。

1.労務管理の見直し
2.在宅勤務者の給与
3.就業規則の整備
4.通信機器の整備

順に解説していきます。

 

労働管理の見直し

 

在宅勤務の労働時間としては下記のようなものがあります。

・始業終業時刻
・休憩
・中抜け
・時間外労働
・休日出勤
・欠勤

などです。

その他にも、在宅勤務者だけ裁量労働制にしたり、フレックスタイム制にしたりといった対応が考えられます。

無理に裁量労働制にしたり、フレックスタイム制にしたりしなくても大丈夫です。

 

厚生労働省からテレワーク導入のためのQ&Aが提示されていますので、詳細はこちらをご覧ください。

在宅勤務者の給与

 

給与の懸念事項としては下記のことが予想されます。

・従業員に情報通信機器の費用負担をさせるのか
・通勤交通費の支払いをどうするのか
・光熱費・水道費・通信費をどう支払うのか
・従業員に食費、作業用品などを負担をさせるのか

このあたりが課題になってくると思います。

 

 

すべて会社が負担するとした時のわたしの見解としては、

・通信機器については実費支給
・通勤交通費は在宅勤務が週3日以上の場合は実費支給
・その他光熱費などの費用は「テレワーク勤務手当」という名目で一律に支給

という方法もあると思います。

※テレワーク勤務手当(在宅勤務手当)を導入する場合は定額の方がわかりやすいです。

 

会社がどこまで費用を負担するのか就業規則で明記したうえで、給与を支払える体制を作る事が優先されます。

 

就業規則の整備

 

在宅勤務(テレワーク)の対応を先に行った場合、就業規則を後日整備をする必要があります。

本来ならば就業規則を労働基準監督署に届出しなければ在宅勤務(テレワーク)は行えません。

落ち着いたら就業規則の整備に入っていきましょう。

 

 

では、解説していきます。

まず、就業規則とテレワーク規定の関係についてです。

在宅勤務(テレワーク)の就業規則は就業規則本体に盛り込むか、新たに「テレワーク勤務規定」を作成するかのどちらかになります。

 

どちらにするかは会社の判断となりますが、社内での承認レベル、分かりやすさから言うと新たに「テレワーク勤務規定」を作成した方が改訂しやすいのでおすすめです。

 

 

就業規則のモデルは下記の通り。

このモデルを参考に就業規則を作成すると良いでしょう。

 

 

なお、就業規則については厚生労働省が出しているテレワークモデル就業規則に詳細が書いていますので、参考にしてください。

 

テレワーク就業規則の作成が不安な場合

就業規則の作成・チェックを社労士に任せる方法もあります。

 

とは言え、社労士と顧問契約していない会社もあるでしょう。

そこで、オススメなのがシェアーズという会社です。

 

シェアーズでは、顧問先でない会社に就業規則の作成・チェックに加え、助成金の手続きも単発で行ってくれる会社です。

無料で見積もりを行っていますので、就業規則作成にお悩みの方は、ぜひご利用ください。

 

シェアーズに無料見積もりを申し込む

 

通信機器の整備

 

通信機器については緊急導入の場合はパソコンのみで行うことを優先して整備すればいいと思いますが、ある程度長期化が予想される場合は、スマホ、タブレットの導入も考えたほうがいいでしょう。

 

 

また、WEB会議できるシステムやチャットツールなどコミュニケーションをとれる環境の整備と、ファイル共有できる仕組みを導入するなどの検討も必要です。

 

整備ができたら、従業員の教育・研修も忘れずに行いましょう。

 

そして、先ほどもご紹介しましたが、日本テレワーク協会が新型コロナウイルス対策として、テレワークに対応するツールと機器を無償で提供してくれる企業を紹介しています。ぜひ一度ご覧ください。

 

テレワーク助成金

中小企業であれば、2020年5月29日(金)までに一定の要件と必要書類をそろえれば最高100万円の助成金を受けることができます。

詳しくはこちらのリーフレットをご覧ください。

 

テレワークのツールやセキュリティなど詳しく知りたい場合

ベステレワークにお問い合わせください。

ベステレワークでは在宅勤務用のツール開発や導入支援を行っています。

 

必要になる設備は何か、どのようなツールがおすすめかなど

ツールやセキュリティについて詳しくない場合は一度問い合わせしてみてはいかがでしょうか。

 

まとめ

 

新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入が急がれます。

従来の手順どおり行っていると時間がかかり、そのせいで新型コロナウイルスが感染したら元も子もありません。

 

就業規則はとりあえず作成しなくても従業員を在宅勤務(テレワーク)にさせることは可能です。

今は新型コロナウイルス拡大を防ぐことを優先して、最低限のルールを作り、できるだけ早く在宅勤務(テレワーク)の導入を図りましょう。

 

 

テレワーク導入については厚生労働省の「テレワーク総合ポータルサイト」に詳しく掲載しています。

ぜひご覧ください。

https://telework.mhlw.go.jp/

-在宅勤務(テレワーク), 手続き

Copyright© わんこ社労士/働くみんなに役立つ情報 , 2020 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.