仕事術

【即実行可能】仕事の優先順位のつけ方が劇的に変わる1つの習慣

仕事の優先順位のつけ方がイマイチわかりません。
何か良い方法はありませんか?

 

そんな悩みにお答えします。

 

誰向けか

この記事は、サラリーマンやOLの方で、仕事の優先順位がつけられず悩んでいる方が対象です。

 

あなたは仕事の優先順位がつけ方がわからなくて「私、仕事できない・・・。」と毎日悩んでいませんか?

 

実は私も優先順位をつけるのが苦手で、職場で毎日残業をしていました。

ですが、あることをやってから優先順位のつけ方が変わり、劇的に仕事の効率を上げることができたんです。

 

この記事では、ぼくが実際に体験して効果的だった仕事の優先順位のつけ方をご紹介します。

仕事の優先順位のつけ方に悩んでいる方は、ぜひご覧ください。

 

仕事の優先順位のつけ方が劇的に変わる1つの習慣

仕事の優先順位のつけ方が劇的に変わる一つの習慣、

それは「緊急性の高い仕事は、緊急性の低い仕事はで紙に書き出す」です。

 

具体的には下記のように区分します。

  • 「重要で緊急性の高い仕事」と「重要度は低いけれども、緊急性が高い仕事」をで書く
  • 「緊急ではないけれども、重要度が高い仕事」と「重要度と緊急性が低い仕事」をで書く

 

このように「緊急性」だけに注目して紙に書き出します。

 

お気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、ベストセラー本「7つの習慣」で言われている4つの区分を「緊急性」だけ絞って優先順位をつける方法です。

なぜ2つに絞るかと言うと、ぼくが瞬時に4つの区分に分けれるほど頭が良くないからです。

 

ぼくのやり方はいたって簡単。常にディスクに大きめの付箋を置いておいて「あ!あれもやらなきゃ」と思い出した瞬間、その仕事は緊急性が高いか、低いかだけ判断し、付箋に書きます。

 

例えば、明日までに稟議を上げないといけないことを思い出した場合、赤文字で「稟議」と書きます。また、来週までに佐藤さんから書類をもらわないといけないことを思い出したら青文字で「佐藤さん書類もらう」と書きます。

これを習慣づけてください。

 

そして、書いた付箋は常に見える場所に置くことがポイントです。ぼくの場合は、常にパソコンの横に置いておきます。そうすることによって、自然と目につくようにするのです。

「いつでも目につくところに置く」ところが重要になります。

 

また「色を分ける」のと「紙に書く」をやることによって2つの効果が発揮しているんです。

  1. 色を見た瞬間、優先順位が把握できる
  2. 仕事のタスクを忘れない

 

紙にやらなきゃいけない仕事が書き出されると、自然と「やらなきゃいけないことリスト」が出来上がります。

 

この「やらなきゃいけないことリスト」を見た瞬間、まず赤文字の仕事から取り掛かろうという意識が行くでしょう。

そうすると、優先順位が自然とわかりますよね。

 

また、紙に書き出すことによって、仕事自体を忘れることがなくなります。

人間の脳は忘れてしまうものです。紙に書き出すことによって、タスク管理もできてしまうんです。

 

「やらなきゃいけないことリスト」に必要な文房具

あなた自身の「やらなきゃいけないことリスト」を作るには「」と「」のボールペンが必要です。

 

そこでぼくがオススメするのは「3色フリクション」です。


 

フリクションは「消せるボールペン」として発売以来人気の商品で、メモに使うには最適なアイテムです。

 

ぼくが紹介した優先順位をつけるやり方を実行するには「思い出した瞬間」もしくは「仕事を振られた瞬間」メモを取るというのが基本になってくるので、書き間違えをすぐ消せるほうが効率が良いです。

また、メモしてある仕事が終わったら、フリクションがあればすぐ消すこともできます。

 

3色のフリクションはぼくの「やらなきゃいけないことリスト」を作るには必須アイテムです。

まだ持っていない方は、ぜひこの機会にご購入してみてはいかがでしょうか。

 

優先順位が苦手な人にオススメの本

優先順位をつけるのが苦手なのはあなただけではありません。

みんな何かしらの工夫をしたり、改善をして身につけているとぼくは思っています。

 

それでも「優先順位をつけるのが苦手で、どうにかしたい」と思っている方にオススメの本を1冊ご紹介します。


 

この本は、仕事のことで悩む人はもちろん、発達障害いわゆるADHDと呼ばれる人でなかなか仕事がうまくいかない人にも役立つ1冊となっています。

 

特に毎日「何から手をつければいいんだ」と悩んでる人に、有効な方法や具体的なやり方も書いているので、ぜひ読んでみてください。

 

まとめ【緊急性の高い仕事は赤、緊急性の低い仕事は青で紙に書き出す】

ぼくの優先順位のつけ方は、「緊急性の高い仕事は、緊急性の低い仕事はで紙に書き出す」です。

「書いた紙は目につくところに置く」ということも忘れずに。

 

明日から即実行できるばず。だまされたと思ってやってみてください。

この記事があなたのお役に立てたら幸いです。

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