こんにちは、わんこ社労士です。
わたしは職場でRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を使って業務改善を行い、
会社で「業務改善賞」たるものを受賞しました。
RPAは近年、事務業務の自動化のツールとして注目されています。
仕組みを簡単に言うとパソコンの動作を記憶させ自動的にルーティンワークをしてくれるソフトです。
例えば
インターネットブラウザを開く
⇩
気象情報のページを開く
⇩
翌日の天気予報をコピーする
⇩
エクセルを開く
⇩
貼り付ける
といった毎日のルーティンワークを自動で行ってくれるのです。
でも、実際RPAってどうなの？
と思っている方もいると思いますので、この記事では
- RPAは素人でも使えるのか
- 失敗した事例
- 実際に改善した業務
などをご紹介していきます。
RPAは全くの素人には難しい
率直な感想を言いましょう。
RPAは素人には難しいです。
プログラミングの知識はいらないと言われていますが、実際使ってみると知識がないと超えられない壁があります。
本当に単純な作業は素人でも自動化できるでしょう。
でも、実際コピーして貼り付けるだけの単純作業だけじゃないはずです。
例えば、
毎回名前が違うエクセルデータ10個を一つのエクセルデータにする作業があったとしたら、これがなかなか難しいんです。（名前は変えられないのが前提）
「名前が毎回違う」という点はRPAの苦手な分野になります。
RPAは「このフォルダの中にあるこの名前のエクセルを開いて」と
命令をしなければいけません。
違う名前だとエクセルファイルを見つけられないのです。
では、どうするかというと
違う名前を認識するために「このフォルダの中にあるエクセルの名前を認識してあげる」必要があります。
そのためには既存の機能を使ってやる方法もあるかもしれませんが、簡単なやり方としてはプログラムを書く必要もあります。
こうなると全くの素人にはけっこうハードルが高いです。
このように簡単にできそうなことが実はRPAでは難易度が高かったりするのです。
パソコンがあまり得意じゃない方にとってはRPAを使いこなすには少々難しいと個人的には思いました。
失敗した事例
RPAを使っていて失敗は多くしてきました。
例えば、
- ブラウザが開く前にクリック動作をしてしまい処理が終了
- 経理システムのアップデートで画像認識ができなくなった
- エクセルのセキュリティ警告がでてきて先に進まなくなった
- ファイル名を誰かに勝手に変えられて認識してくれなくなった
- 結局、人間がやった方が早かった
こういった失敗を多くしてきました。
なので、社内ではなかなか信用が得られず（いまだに得られてませんが・・・。）
一部の人だけで社内の業務をRPA化して、動かしているというのが現状です。
では、どうやれば失敗は防げるかというと
「RPAで業務改善をする前に、業務の棚卸をする」です。
なぜかというと、理由は2つあります。
- RPAが操作しやすい業務手順に組み直し、RPA化する
- やっていた作業はそもそもRPAを使うまでもなく業務改善ができる
今までの経験で人間が行っていた作業をそのままRPA化した業務はありません。
何らかの手を加えてRPA化させました。
中には、RPAじゃなくてもアクセスやワークフローなど別のシステムを使って運用した方が業務改善になる業務も多くありました。
じゃあ実際RPAにしましょう！と決まった業務も、「単純な作業」とは言い切れず、人間で3時間の業務がRPAを使ったら6時間かかる作業もありました。
RPAは業務の棚卸と、手順の見直しがとても重要になります。
実際に改善した業務
実際に改善したのは下記の業務です。
- 大量のデータを一つのCSVファイルに変換し、専用ソフトに取り込む
- 各拠点が毎朝印刷するデータを深夜に印刷をかける
- WEBからデータを落としてアクセスに貼り付け、アクセスで出た結果をエクセルに貼る
これ以外にも細かいものは作りましたが、主な業務はこのような作業です。
RPAの良い所は、業務をやってくれるだけではなく、RPAが業務をやっている間に他の作業ができるという点です。
RPAの作業中はすべての時間が他の業務に割り当てられるので、かなりの業務改善になります。
また、深夜でも動いてくれるので朝一で行わなければならない作業が、朝来たらできているということもあります。
でも、一つの作業で構築するまでに最初は1ヶ月かかりました。
別の業務をやりながらということもありましたが、1日、2日でできるものではありません。
さらに毎回うまくいくわけではありません。
まれにエラーがでたり、止まったりして、そのたびに修正しながら動かしているため、完全に目を離して作業ができません。（独学で作っているので欠陥があるのかもしれません）
まだまだ、使いこなしてはいませんが、地道に構築しているのが今の現状です。
RPAのオススメ本
ここまでで、RPAについてもっと知りたい、ノウハウが知りたいと思った方は下記の本がオススメです。
RPAの基礎から使い方まで、導入を検討している、どうやって使えばいいかわからない、という方は一度読んでみてください。
まとめ
RPAはパソコンが苦手な全くの素人では使いこなすのは難しいというのが個人的な感想です。
ですが、一度作ってしまえば毎回自動で作業を行ってくれるので劇的な業務改善につながります。
まだまだRPAは発展途上です。
今後AIと組み合わせればもっと自動化が進むはずです。
今からRPAを使いこなして、将来年収アップもあり得るかもしれませんよ。
