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労務のプロが教える【産休・育休手続き】実務担当者が知りたい細かい手続きを解説

2020年7月5日

社会保険業務の担当者です。
産休や育休の手続きがわかりません。
詳しく教えてくれませんか?

 

そんな悩みにお答えします。

 

わんこ社労士
この記事を書く私は、労務の専門家である社会保険労務士です

 

従業員が産休・育休に入るのは、大きい会社では当たり前にありますが、中小企業ではあまりない出来事じゃないでしょうか。

 

この記事では、小難しい法律の話はせず、「社会保険担当者が何をやればいいのか」に絞って手続きのやり方を解説していきます。

 

ぜひ、ご覧ください。

 

 

産休・育休の全体像

 

まず最初に産休・育休の手続きの全体像をご覧ください。

 

※引用:保育バンク

 

なんとなく全体像はつかめたでしょうか。

 

では早速手続きを解説していきましょう。

 

この記事では下記のように順を追って解説します。

  1. 産前休業
  2. 出産
  3. 産後休業
  4. 育児休業
  5. 育児休業延長
  6. 育休明け

 

では、まいりましょう。

 

①産前休業

 

産前産後休業は従業員からの報告から始まります。

 

従業員から妊娠したことの報告を受けたら、「出産予定日」を聞きましょう。

 

出産予定日がわかれば、産前休業がいつからか入るか分かります。

 

産前休業の調べ方は下記のサイトで出産予定日を入れて確認しましょう(産前が42日前だから・・・とか考える必要はありません)

 

いつから産前休業に入るかわかりましたか?

 

では、書類の作成に入ってきます。

 

産前休業で作成するのは「産前産後休業取得者申出書」のみです。

 

提出するのは、産休に入ってから。

 

例えば、7月10日に産前休業が開始するのであれば、7月10日以降に提出します。

産前休業に入る前に提出はできません。

 

 

また、提出することによって社会保険料(健康保険料、厚生年金保険料)が免除されます。

産休者の会社負担分も免除されるので、必ず提出しましょう。

 

産前休業に入ってすぐに提出するのがベストです。

 

 

記入例は下記の通り。

 

初めて産前産後休業取得者申出書を提出する時は、記入例に書いているところ以外は書かなくても大丈夫です。

 

また、産前休業の時に提出する場合は「出生時の氏名」と「出産年月日」は子供が生まれていないため空欄で提出します。

 

添付書類は特にありません。

 

 

産前休業は以上になります。

 

必要書類

※健康保険・厚生年金両方に提出します

 

提出時期

従業員が産休に入ってから

 

 

続いては出産の手続きを解説します。

 

 

②出産

 

従業員から出産の報告を受けたら書類作成に入ります。

 

従業員が出産した時の必要な書類は下記の通り。

 

必要書類

  • 出産育児一時金支給申請書
  • 出産手当金支給申請書
  • 健康保険被扶養者異動届(子供を扶養する場合)

※健康保険のみ提出します(厚生年金には提出しません)

 

提出時期

従業員が出産を終えてから

 

 

出産育児一時金支給申請書

 

出産一時金は出産費用として42万円を支給してくれる制度です。

 

出産した人は必ずもらえるので、出産の報告を受けたら必ず届出ましょう。

 

出産一時金の申請をするためには「出産育児一時金支給申請書」のほか、「医師・助産師の証明」や「費用の明細書」などを添付する必要があります。

 

出産育児一時金支給申請書は健保によってフォーマットが異なるうえに、添付資料も加入している健康保険によって違うので、健保の担当者に確認してから従業員に用意してもらいましょう。

 

「全国健康保険協会」に加入している場合は下記のリンクになります。

健康保険出産育児一時金

※健保組合に加入している場合は、健保組合のホームページでご確認ください。

 

 

出産手当金支給申請書

 

出産手当金は産休中に給料が支払われない方に給料の3分の2が健康保険から給付される制度です。

 

おそらく、ネットで調べると産休に入ったら出産手当金支給申請書を提出しましょうと書かれていることが多いですが、実務上は産後に提出することが多いです。

 

なぜなら、出産前に提出して、出産予定日と違う日に生まれると、再度提出しないといけないので二度手間になるからです。

 

また、出産手当金も添付書類が必要で、「医師または助産師の意見書」や「戸籍謄本」などが必要になります。

出産一時金と同じく、加入している健保によって添付書類が異なりますので、健保の担当者に確認してから従業員に用意してもらいましょう。

 

全国健康保険協会に加入している場合は下記のリンクになります。

出産手当金支給申請書

※健保組合に加入している場合は、健保組合のホームページでご確認ください。

 

 

健康保険被扶養者異動届(子供を扶養する場合)

 

従業員が生まれたお子さんを扶養する場合は「健康保険被扶養者異動届」(以下:被扶養者異動届)を健保に届出します。

 

被扶養者異動届を届出することによって子供の健康保険証が発行されるので早めに手続きしましょう。

 

被扶養者異動届も加入している健保によって様式が異なります。

必ず会社が加入している健保のホームページなどで確認してから従業員に書いてもらいましょう。

 

また、添付書類も住民票などが必要になる場合がありますので、合わせて確認するとよいです。

 

全国健康保険協会に加入している場合は下記のリンクになります。

健康保険被扶養者異動届

※健保組合に加入している場合は、健保組合のホームページでご確認ください。

 

 

③産後休業

 

出産日が決まったら、出産日から56日は産後休業として引き続き休業になります。

従業員が産後休業に入ってから提出する書類は1つです。

「産前産後休業変更申出書」のみです。

 

 

なぜ、もう一度産前産後休業申出書を提出するかというと、出産予定日が変更になるからです。

産前の時に届出した時点ではまだ「予定日」でした。
予定通りの日に出産する人は少ないです。

 

出産日が確定すれば当初提出した休業期間が変わってきます。

なぜなら、産後休業は出産日から56日と決まっているから。

なので、産後休業に入ったら「出産日と産休の期間が確定しました」という届出が必要なのです。

 

 

出産日の確定で、産後休業の終わる月が変わった場合は、届け出ることによって、社会保険料が免除される時期が変わる可能性があります。

 

出産予定日と実際の出産日が変わった場合は必ず届出しましょう。

 

記入例は下記の通り。

産休前に提出した時と違う所は、共通記載欄に子供の名前と子供の誕生日を。

そして、真中A欄の「変更の出産(予定)年月日」に出産日(子供の誕生日)、その下の欄には確定した産休の年月日を書きます。

 

 

必要書類

※健康保険・厚生年金両方に提出します

 

提出時期

従業員が出産を終えてから

 

 

 

④育休の手続き

 

産前産後休業が終わったら、今度は育児休業です。

 

ここで再度全体像を見てみましょう。

※引用:保育バンク

 

これから解説するのは図の②のところです。

今のどこの説明をしているか、ちゃんと理解できましたか?

 

では、まいりましょう。

 

 

従業員が育児休業に入った時に必要な書類は下記の通り。

 

必要書類

 

提出時期

従業員が育児休業に入ったら

 

 

育児休業取得者申出書

 

先に混乱を防ぐために言っておくと、産前産後休業と育児休業は別の休業として取り扱われています。

 

ですので、従業員はずっと休業してても、異なる届出が必要になってくるのです。

 

産前産後休業と同様、育児休業取得者申出書を提出することによって、社会保険料が免除になります。

忘れずに必ず提出しましょう。(健康保険・厚生年金両方に提出します)

 

 

記入例は下記の通り。

 

ポイントは、子供が1歳になるまで休む場合は、育児休業の終了予定日が「子供の誕生日の前日」となるところです。

また、会社によっては子供が2歳まで休めるなど、子供が1歳以上でも休める場合がありますが、初回の届出は「子供が1歳になる誕生日の前日」を記入してください。

 

後ほど説明しますが、これは制度上のもので、子供が1歳以上で休む場合は「延長」の届出が必要になるからです。

 

中には従業員本人から「子供が1歳未満だけど復帰したい」という希望する方もいらっしゃいますが、その場合は育児休業の終了予定日に復帰日を書きます。

 

 

育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付金支給申請書

 

なんか長い名前ですが、ここでは「育児休業給付金申請書」呼ぶことにします。

 

この育児休業給付金申請書は次に紹介する「休業開始時賃金月額証明書」とセットでハローワークに提出する書類です。

 

制度の内容を簡単に説明すると、育児休業をしている従業員に給料の67%(休業から半年以降は50%)を国から給付してくれる制度です。

 

会社は、育児休業している従業員に対しては給料の支払い義務がないので、従業員は育児休業をすると給料がゼロになりますよね。

ですが、育児休業はほとんどの人が必要となるものです。

 

さらに「給料がなくなるなら会社を辞めて育児に専念する!」という人も出かねません。

なので国から給付金を支給し、育児休業を取りやすくしているのです。

 

 

記入例は下記の通り。

※引用:雇用保険のサイト

 

記入例では真中の「支給単位期間」が書かれていますが、実務上では書かないで提出する場合と、書いて提出する場合があります。

 

支給単位期間を書かないで提出する場合

・育児休業に入ってからすぐ提出

⇒従業員の賃金情報や振込口座を登録するだけ

 

支給単位期間を書いて提出する場合

・育児休業から2ヵ月~4ヵ月目に提出

⇒従業員の賃金情報や振込口座を登録すると同時に、2ヵ月分の給付手続きを行う

 

育児休業給付金の初回は「登録するだけ」か「登録と給付手続きを同時に行う」かで提出する時期が違います。

 

どちらが正解というものはありません。

 

ちなみに私は、育児休業に入ってからすぐ届出した方が忘れないので、とりあえず登録だけして、2ヵ月後に給付金の申請を改めてするという手順で行っています。

 

 

また、届出をする際は、下記の添付書類が必要です。

・母子手帳の印鑑があるページのコピー
・振込口座の通帳の印鑑があるページのコピー

 

 

「母子手帳」は、出産日の証明する書類として提出します。

コピーするのは母子手帳を1ページ開いた市区町村の印鑑のあるページを添付してください。

 

「振込口座の通帳のコピー」は育児休業給付金申請書の右下にある「金融機関による確認印」の代わりとして提出します。

通帳のコピーを添付することによって「金融機関による確認印」が必要なくなり、従業員がわざわざ銀行に行かなくて済むようになるのです。

 

コピーするのは通帳の1ページ目です。印鑑のあるページを添付してください。

 

 

ちなみに、初回の提出が終わったら2ヵ月ごとに給付金の申請をします。

 

申請書は初回の手続きが終わったらハローワークからもらえるので、2ヵ月後に必要事項を書いてハローワークに提出するという手続きを繰り返していきます。

 

 

書類は下記の通り。

育児給付金の2回目以降の申請は「変わらず休んでますよ」「給料の支払いはありませんよ」という証明をするために提出します。

 

原則、毎回従業員本人の署名が必要ですが同意書を提出することによって、省略することができます。

署名・押印を省略について(リーフレット)

同意書

 

 

休業開始時賃金月額証明書

 

休業開始時賃金月額証明書は、育児休業給付金の基準となる賃金を決定するために提出する書類です。

育児休業給付金申請書と一緒にハローワークへ提出します。

 

記入例は下記の通り。

※引用:雇用保険のサイト

 

書き方は離職票とほぼ変わりません。

育児休業を開始した日からさかのぼって基礎日数と賃金支払期間を書いていきます。

 

ポイントは、記入例の右に書いてある通り、備考欄に産休期間を書くことです。

 

書き方は「自〇〇.〇〇.〇〇 至〇〇.〇〇.〇〇 産休のため賃金なし」と記入します。

 

なぜかというと「産休がいつからいつまでで、産休のあいだは賃金を払っていませんよ」ということを伝えるためです。

 

例にもある通り、備考に上記のような記載をすることによって、産休の期間を省略して書くことができます。(例だと10月の次は7月になっており、8月・9月が省略されている)

 

休業開始時賃金月額証明書を書く時は備考に産休期間を忘れずに書きましょう。

 

添付書類は下記の通り。

・出勤簿またはタイムカード
・賃金台帳

 

出勤簿は、産休の期間を証明するために提出します。

賃金台帳は賃金の証明として提出します。

 

提出するタイミングは育児休業給付金申請書と同じです。

登録だけだったら、育休後すぐに。

登録と給付を同時に行うのであれば育休開始から2ヵ月~4ヶ月後にハローワークへ提出します。

 

以上が育児休業を開始した時の手続きです。

 

次は育児休業を延長する時の手続きを解説します。

 

 

⑤育休延長

 

ここで再び全体像を把握しておきましょう。

 

これから解説するのは、「育児休業の延長」です。

図で言いうと、従業員が子供が1歳になった以降も育児休業を取る場合に行う手続きになります。

 

延長の手続きには大きく分けて2つあります。

  1. 社会保険免除の延長
  2. 育児休業給付金の延長

 

 

1つ1つ解説していきます。

 

社会保険免除の延長

 

社会保険免除の延長は、特に理由はいりません。

もし会社で「育児休業は最高3年」という規定があれば、規定に従って休むこともできますし、保育所の入所が認められず待機児童となった場合で延長になることもあります。

 

「社会保険」に関しては会社の規定があれば本人の申し出によって延長できます。(次に説明する給付金は延長に理由が必要です)

 

社会保険の延長に必要な書類は下記の通り。

 

提出時期

従業員の子供が1歳になってから

 

記入例は下記の通り。

 

青色で囲った箇所を記入します。

ポイントは、中段の「A延長」です。

 

上段で記入するのは育休開始の時に提出した内容と同じ内容を書き、「A延長」の欄には1歳以降の延長終了期間を記入します。

 

添付書類は特に必要はなく、健康保険・厚生年金両方に提出すれば完了です。

 

 

育児休業給付金の延長

 

育児休業給付金の延長は、「延長する理由」が必要になります。

 

延長する理由として認められているのは下記の通り。

1. 保育所における保育が実施されないこと(待機児童)

2. 養育を予定していた配偶者の死亡

3. 養育を予定していた配偶者の負傷・疾病等

4. 養育を予定していた配偶者との婚姻の解消等による別居

5. 養育を予定していた配偶者の産前産後休業等

 

大抵の人は1の「保育所の入所が認められず待機児童となった場合」で延長するはずです。

なので、ここからは待機児童となった場合に絞って解説していきます。

 

必要書類

  • 育児休業給付金支給申請書(ハローワークからもらう)
    添付書類
    ・保育所入所不承諾通知書のコピー

 

提出時期

従業員の子供が1歳になってから

 

 

まず育児休業給付金の延長には証明書が必要になります。

 

証明書とは「保育所に申し込んだけど入居できなかったという証明」です。これを「保育所入所不承諾通知書」と言います。

 

保育所入所不承諾通知書は市区町村から従業員本人宛に送られてくる書類です。

 

育児休業給付金の延長には保育所入所不承諾通知書のコピーを添付して申請します。

 

 

と、ここで最も重要なことをお伝えします。

 

通知書に書かれている「申込年月日」は子供が1歳未満の年月日であることが条件です。

 

つまり、子供が1歳に満たない時に保育所の入所の申込をしていないとダメです。

 

もし、「申込年月日」が1歳を過ぎた通知書の場合は給付金の延長は認められません。

ご注意ください。

 

 

では、書類の記入例を見ていきます。

※引用:はぐくむ

 

ポイントとしては、1歳になる直前の給付金の申請時に赤丸で囲ってある箇所を記入します。

記入するのは「延長理由」と「延長期間」です。

 

この「育児休業給付金支給申請書」と「保育所入所不承諾通知書のコピー」をハローワークに提出することで、育児休業給付金の延長手続きが完了します。

 

また、延長は最高で子供が2歳までですが、1回目が1歳6ヵ月です。

1歳6ヵ月以降は「1歳6ヵ月でも保育所が見つからない場合」に2歳まで延長できます。

 

手続きは1歳の延長と同じ。

 

1歳6ヵ月になる時に再度申請が必要になるので注意しておきましょう。

 

 

以上、育児休業の延長手続きでした。

 

続いて、育休明けの手続きを解説します。

 

⑥育児休業明け

 

この章で最後です。

育休明けの手続きをご紹介します。

 

必要書類

 

提出時期

従業員が復職して3ヵ月後

 

育児休業等終了時報酬月額変更届

まず、育児休業等終了時報酬月額変更届(以下:育児月変)について解説します。

 

育児月変は、育休から復帰した人が復帰してから3ヵ月後に固定給の変動に関わらず、1等級でも変動していれば月変になる制度です。

 

 

育児休業が終了職場復帰をはたすと、社会保険は産休前の等級のまま社会保険料が徴収されます。

 

しかし、大抵の人は育休から復帰すると時短勤務となるでしょう。

 

そうすると、給料が減りますよね。

 

育休明けしてから産休前の社会保険料を適用すると社会保険料が高くなるので、復帰から3ヵ月後に特例として固定給の変動に関わらず1等級でも変わったら月変になる決まりがあります。

 

 

記入例は下記の通り。

 

通常の月額変更届とほとんど変わりませんが、従業員本人の署名・捺印が必要になります。

 

届出は健康保険・厚生年金、両方必要になるので、2枚作成して署名・捺印をもらいましょう。

 

 

養育期間標準報酬月額特例申出書

 

育休明けから3ヵ月後は上記の育休月変届を作成すると同時に「養育期間標準報酬月額特例申出書(以下:養育特例)」の作成も忘れずに行いましょう。

 

養育特例は、「育休を理由に社会保険料が下がってるのに、将来もらう年金まで下がるのは不公平」ということから「実際に給料から引かれる社会保険料が下がっても、将来もらえる年金は下げないまま育休前の社会保険料を払ったとみなして年金を計算しますよ」という制度です。

 

育休した人にはお得な制度になっているので必ず届出しましょう。

 

記入例は下記の通り。

 

ちなみに養育特例は2年さかのぼって適用できます。

今まで知らなかったという場合は今からでも救済できる可能性があるので、早急に手続きしましょう。

 

 

添付書類は

・⼾籍謄(抄)本、または⼾籍記載事項証明書
・住民票の原本(申請者と子が同居していることが確認できること)

 

住民票は、従業員(申請者)と子供が一緒に印字され、同居していることが確認できなければいけません。(同居の確認をしたいからです)

 

また、多少遅れても2年さかのぼれるので育休月変と一緒に提出しなくても構いません。(添付書類を手に入れるのに時間がかかるので)

 

提出先は厚生年金のみです。

 

添付書類をお願いする時には従業員にしっかり制度の説明をしましょう。

 

以上、育休明けの解説でした。

 

 

まとめ

 

今回は、産休から育休明けまで詳しく解説させていただきました。

 

だいぶボリュームがあるので、必要なところだけ読んでいただけたらと思います。

 

 

産休・育休の手続きしっかり管理しないと届出漏れになってしまいます。

届出漏れや不備がないよう、都度この記事を見て手順を思い出していただければ幸いです。

 

ご覧いただき、ありがとうございました。

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